杭州第十九届亚运会是党的二十大胜利召开之后我国举办的规模最大、水平最高的国际综合性体育赛事。“十四五”期间，浙江省杭州市档案部门全力抓好亚运专项档案建设，全场景服务亚运专项档案工作，全方位留存杭州亚运会“闪光记忆”，坚决扛起省会城市政治担当、主办城市责任担当，为全国重大专项档案管理打造“杭州样本”。

高位统筹 从“三级责任制”到闭环管理

        针对多地协办、多级联动、赛前赛时不同指挥体系的工作特点，建立完善“统一领导、分级管理”的档案工作机制，筑牢亚运档案主体责任“压舱石”，落实亚运档案工作全周期管理。

         抓好顶层设计高位统筹“着力点”。构建两级工作领导小组，核心管理层面建立亚运档案工作的“三级责任制”，明确亚组委、各竞赛场 馆、独立训练场馆运行团队以及赛事总指挥部、专项工作团队等部门职责任务；工作落实层面组建由各级档案部门负责人和业务负责人组成的核心团队，落实辖区档案部门对亚运档案工作进行监督指导的属地责任，提升档案部门“点对点”服务保障能力。

         夯实体系完整闭环管理“支撑点”。以档案管理科学化、系统化、制度化和规范化为目标，先后编制印发《亚运会档案管理规定》《亚运会档案工作实施方案》《亚运会文件材料归档规范》等制度文件，形成较为完备的档案管理体系，对亚运会和亚残运会赛时档案收集、整理移交、保管利用等工作提出具体要求。持续推行动态周报制度，于闭幕后第一时间组织召开亚（残）运会档案工作推进会，明确赛后档案工作重点和时间节点。定期对各区（县）及市属场馆的亚运档案整改工作开展“回头看”，确保档案收集齐全完整。

         锚定科学管理无缝对接“关键点”。采用“一部（办、中心、团队）一策”方法，分门别类细化指导与服务保障方案。档案部门主要领导牵头主抓，分管领导全程跟进，年轻干部履职担当，将亚运档案工作作为锤炼本领、成长成才、事业造就的平台。在赛前筹办、赛时举办等各关键时间节点，组织档案工作培训10余次，实现培训人员、内容范围全覆盖；对20家市直单位及7家档案服务企业开展安全专项执法检查；赛时对所辖杭州市亚运运行保障指挥部及杭州棋院等6个场馆的档案工作开展常态监督检查，对存在问题下发整改通知书并指导整改。将“档案收集”列入《赛后移交阶段工作指导意见》，与浙江省档案局多次赴宁波、温州、绍兴等地分指挥部和场馆进行业务督导，要求各团队撤离前须完成档案工作。

         畅通亚运档案高效利用“堵塞点”。研究制定“亚运档案特别提醒清单”，定期发布亚组委文书档案目录，通过异地查档为各工作部提供重点档案查询利用400余件（次）。针对亚运项目政府采购管理、亚运会开闭幕式和火炬传递方案制定等，主动作为、积极服务，全面查找馆藏资料并提供Ｇ20杭州峰会项目采购管理相关档案，调取广州亚运会开闭幕式和火炬传递方案等档案11卷182页，为亚运会顺利举办提供参考。

闪光记忆 从完整留存到激活“赛会之城”

         亚运档案涵盖申办、筹办、举办及“后亚运”所有阶段，形成了全过程、多维度、立体式资源体系，在种类、数量、范围等多个方面均创下历届之最，成为全景呈现亚运盛会的“闪光记忆”。

         形成“海量”亚运档案资源。收集亚组委、赛事总指挥部、奥体中心主体育场、杭州市亚运运行保障指挥部等相关档案，归集汇总59个场馆团队及其对应的29个属地办赛部门的数字资源，形成包含亚运文书、照片、录音录像、实物、社交媒体、网页等各门类档案共计54.9万余件（卷），数据总量600TB。

         放大亚运档案效应。科学化、系统化推进亚运档案资源体系建设的同时，积极服务杭州亚运会博物馆筹建，官方报告、亚运志撰写以及审计等工作。为亚运会展示中心建设提供实物档案110件，为“杭州亚运会展厅”提供照片96张、实物5件。为拍摄纪录片、编撰亚运志等工作提供文书、实物、照片等档案查阅利用服务共计400余次，涉及条目8.5万条。编撰《档案中的亚运记忆》，梳理总结历届亚运会有关情况、普及亚运知识。

         积极推广“杭州经验”。杭州亚运档案资源建设覆盖赛事组织、运行体系、管理模式以及服务赛事的专业人员等各个方面，包含赛事筹备前后的城市运营、产业发展等系统方案，形成了一套可复制、可推广的工作经验。杭州市积极总结推广国际大型赛事筹办经验，主动服务第九届亚冬会、第十五届全运会，努力为国际大型赛事筹办举办及赛后转化提供“杭州经验”。

数智赋能 从“存得好”到“用得活”

         打通电子档案收集“快车道”。针对亚运会官方微信公众号中照片、音视频等数字资源的归档问题，通过抓取工具以HTML格式保存微信公众号信息（合计约800余条），归档后可视化效果、可操作性远强于传统静态保存模式。针对亚运会官方网站和竞赛报名系统、亚运会工作人员和志愿者管理系统等24个管理系统，通过数据备份、关联，在本地环境中模拟原有状态，增加归档数据可读性，为后续开发利用奠定技术基础。

         数智赋能亚运档案高效进馆。创新引入人工智能辅助质检，采用OCR（光学字符识别）与NLP（自然语言处理）技术深度融合的方式，建立亚运档案人工智能质检模型，对数字化成果进行100%初检，为后续人工精细化质检提供有力辅助，提升质检工作整体效率与精准度。

         构造亚运档案智慧平台。依托大数据、人工智能等技术，积极打造信息高度集中、便于利用的“一站式”亚运档案服务体系。围绕亚运档案的独特性，融合分词库、规则库以及大数据算法、NLP等技术，打破档案信息孤岛，将文书、照片、声像等进行结构化分解与数据化提取。目前已成功构建亚运专题档案分类模型，形成4类聚类框架7类维度近200个主题标签，为可视化多元利用平台应用夯实基础。

      （作者单位：杭州市档案馆）

         原载于《中国档案报》2025年11月17日 总第4366期 第一版