深入开展企业数字档案馆（室）建设，完成50家企业集团数字档案馆（室）建设试点，是《“十四五”全国档案事业发展规划》的明确要求。与“十三五”时期开展的企业数字档案馆（室）建设试点相较，不同之处集中于“集团”二字。“十三五”时期实现的主要是“点”的突破，“十四五”时期则要向“面”上拓展，即集团总部与一定比例的所属单位均建成数字档案馆（室）并实现互联互通。这并非简单的数量增长，而是传递了以更大力度推进档案数字化转型的鲜明导向。对此，国家档案局给出“硬指标”：所属单位400家以上的，建成数字档案馆（室）的比例不低于30%；200至400家的，不低于40%……

2025年是试点建设的收获之年：截至12月底，81家企业集团通过验收，共计7094家企业总部及所属单位建成数字档案馆（室），圆满完成试点任务。

向“面”拓展 势在必行

“十四五”之初，各企业普遍面临档案数字化转型的压力。有的说，随着业务全流程电子化程度越来越高，检索利用越来越便捷，业务部门普遍认为将电子文件移交给档案部门多此一举。有的表示，即便业务部门有移交意愿，如果档案部门未与之建立数据交换接口，仍面临“收不上来”的窘境。有的坦承，档案数字化转型共识已经建立，但又有些迷茫：怎么转型？抓手在哪？有的感到，数字化转型还停留在部分管理环节，有待进一步深化。

开展企业集团数字档案馆（室）建设，瞄准的正是这些痛点难点问题，旨在以更高层次、更为深化、更广范围的数字化转型，为档案工作增添内涵、拓展空间。2021年12月，试点工作通知刚一下发，便得到热烈响应。短短4个月，便有100家单位申报，最终确定61家企业集团为第一批试点。“十四五”期间，共计4批98家企业集团参与其中，围绕提升企业档案信息化水平、为企业发展赋能展开探索。

试点建设过程中，一个现象引人注目：信息化基础比较薄弱的单位抓住契机实现追赶超越。中国大唐集团有限公司档案处经理许云飞坦言，“十四五”之初，集团约三分之一的所属单位尚未建立数字档案管理系统，已经建设的单位中，半数以上处于“孤岛”运行状态。接到申报通知后，感到自身差距太大，第一批时未提交申请，但越来越意识到数字化转型是大势所趋，加之试点的标准和要求提供了最好的转型指引，便抓住第二批试点的机会，开始了两年多的攻坚。

“试点建设给我们带来的改变是翻天覆地的。”许云飞介绍道，实体和电子档案不对应、著录不齐全、命名不准确、压缩文件清理不彻底等问题得到彻底治理，档案数据质量明显提升。以数字档案馆（室）建设为舞台，不少档案人员逐步成长为能够独当一面的业务骨干，入选集团档案专家库和青年骨干人才库，职业荣誉感得到增强。线上考评模块的打造，既为基层减负，又成为推动所属单位档案工作整体提升的有力抓手……

更大的变化，体现为查档用档量近百倍的增长。这背后，是中国大唐将“以用为先”的理念贯彻到了极致。打开集团办公自动化系统文件处理单，能够看到“档案知悉范围”的勾选框被默认设定为“全员可见”，如果要限制开放范围，则需明确理由后手动添加。许云飞解释说：“开放审核大多采用正向思路，即档案部门征求各部门意见，但这样审核确认的开放比例往往不太理想。大唐采用逆向思路，为的是真正实现‘以开放为常态，不开放为例外’。”目前，其非密档案的开放比例在90%左右，档案价值日益凸显，支撑企业生产、经营、管理的能力愈发显现。

从“点”到“面” 持续攻坚

“企业集团总部馆（室）藏传统载体档案数字化率达到90%”“所属单位数字档案馆（室）数量达到相应比例要求”“总部与所属单位数字档案馆（室）实现互联互通”……透过建设标准，能够看到建设历程之不易。中国石油化工集团有限公司总部及2778家所属单位建成数字档案馆（室），建设规模居试点单位之首，对此颇有发言权。

在建设全集团统一的档案管理系统之初，中国石化档案管理高级专家李春艳便意识到，关键不在于技术层面建系统，而在于底层规则的统一。她拿“全宗号”举例，各单位全宗号都从“01”开始设置，独立管理时行得通，资源汇集在一起后，问题便出现了——试想，当所有人的身份证都以“01”开头，户籍管理将是何等混乱？

中国石化做的第一件事，便是从集团内部不同业务板块抽调业务权威、档案专家组成团队，对全集团的制度进行梳理，明确9个一级档案门类、27个二级档案门类，以及596个公共著录项，搭建了清晰的底层数据库结构。仅这项工作就耗时近一年。在此基础上，又用两年时间对全集团历史档案数据进行全面治理。

将大量精力放在固本强基上，是试点单位不约而同的选择。面对建设进度是不是有些慢的质疑，他们选择用有条不紊、不急不躁、稳扎稳打的工作节奏来回应。其背后逻辑是：打基础难以一蹴而就，基础打得越牢，赋能企业发展的空间就越广阔。李春艳以中国石化设备档案管理为例解释道，以往设备档案多按卷管理，维修检修时只能打开卷宗一卷卷去翻找，耗时费力。经过数据治理，将每一件设备档案包含的设备号标注出来，与设备管理系统中现行数据相关联，利用者无需登录档案系统，便可直接在系统中通过“设备号”等关键信息进行检索，实现历史档案与现行数据一屏显示，何等便捷。

正因为切身感受到试点建设为企业发展注入的能量与活力，不少试点单位即便已通过验收，也并未停止建设步伐。2024年12月，中国华能集团有限公司企业集团数字档案馆（室）建设试点工作通过验收，集团总部及178家所属单位建成数字档案馆（室），占比约45%。10天后，其便以集团办公室名义，印发后续验收工作通知，持续推进所属单位数字档案馆（室）建设，力争实现全覆盖。

“点”“面”共进 春色满园

整体来看，试点单位具有较为广泛的代表性，涵盖中央企业、地方国企、民营企业等多类型，其中，通过验收的中央企业占28席，充分发挥了“领头羊”作用。所处行业涉及能源、交通、金融、工业制造、航空航天等多领域，集团内部与电子档案管理系统实现对接的包括办公自动化、财务、招投标、采购、生产数据管理等一系列主营业务系统，对企业档案工作数字化转型的推动有目共睹。

从各地建设情况看，既有江苏、浙江等经济发达省份，也有内蒙古、广西、贵州、新疆等中西部地区。值得一提的是，国家档案局精心制定试点验收工作方案，明确各试点地区第一家申请验收的试点单位由国家档案局组织验收，其余的由地方档案主管部门受托开展验收。此举不仅给地方档案主管部门后续验收“打了样”，还为他们推动本地企业档案信息化建设“育了苗”，为开展业务指导、促进企业间交流“引了路”，将更好带动试点经验成果的推广应用。

再看企业内部，企业天然要“算账”：有的说，每年给档案部门划拨100万元预算，按年利润率5%计算，意味着要拿出2000万元经营收入作支撑，如何让档案工作的贡献可量化、可感知，让公司愿意持续投入？有的问，开展传统载体档案数字化、升级档案信息化软硬件基础设施设备等都需要一定的投入，值不值？

建设成效最具说服力：不少试点单位结合业务实际，采用“大集中”模式统一开发、部署电子档案管理信息系统，降本增效明显，有的节约系统建设和管理成本数亿元。通过大力推动电子文件归档，规范开展电子档案单套管理，纸质档案整理保管、耗材采买、库房运营等成本大幅降低。浙商银行是首家通过验收的试点单位，据其统计，数字档案馆建成后，每年可节约各类费用近亿元。数字档案馆（室）建设还是服务国家“双碳”战略的实质性举措，中国石化通过试点建设，每年可减少碳排放量约3350吨。

这些成绩是试点单位扎扎实实干出来的。他们迸发的主动性、创造性让人赞叹不已。去年初，DeepSeek（深度求索）横空出世，即使此时试点工作已进入集中验收期，试点单位仍未停止探索的脚步，而是第一时间探索新技术与档案工作的融合之道。

听，他们在去年11月底国家档案局召开的企业集团数字档案馆（室）建设试点工作推进会上的分享——

中国大唐探索大模型在数字档案馆中的应用，实现交互式查档。中国石化建设的智能摘要等应用场景深受好评，“仅靠题名或关键词，难以判断查找的是否为所需档案，有了智能摘要，利用效能明显提升”。华润（集团）有限公司从业务刚需场景切入，搭建了风电项目智能体，通过建设高质量档案数据集，帮助解决风场选址、风机突发性故障检修等痛点问题。

富有成效的探索成就了试点工作的“春色满园”。正如推进会指出的，试点建设打开了企业档案工作发展新天地，提升了档案工作在企业内部的地位，重塑了档案工作者专业务实的形象。“十五五”，更美丽的风景在前方！

原载于《中国档案报》2026年1月26日  总第4396期  第一版