“十四五”期间，国家档案局组织开展的建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作持续深入推进，取得了一系列实践成果。2025年召开的试点工作年度会议总结了“十四五”试点工作情况，交流了试点经验，并研究部署了下一步工作任务。参会各方讨论热烈，代表反响积极。这项以提升建设项目电子文件归档和电子档案管理水平为目标的探索，经过多方共同努力，初步形成了档案数字化转型的有效路径，为推动数字中国建设、提升治理效能注入了档案力量。

破壁：从“信息孤岛”到“数据江河”

“过去，项目的立项审批、招投标、施工、监理、财务等系统与档案管理系统之间常常缺乏衔接，给电子文件的流转、归档和利用带来很大困难。”一名参与试点工作的项目管理者这样说道。这些系统犹如分散的“信息孤岛”，数据接口不一、系统架构各异，导致电子文件在全生命周期中流转受阻，“数据壁垒”成为长期存在的难题。

打通建设项目电子文件归档的“最后一公里”，是试点工作的重要目标之一，这也契合数字中国建设关于“打通数字基础设施大动脉、畅通数据资源大循环”的核心要求。

试点在一个个国家级重大项目中落地生根——从被誉为“跨海长虹”的深中通道项目，到绿色能源标杆华润风电项目，再到穿梭于崇山峻岭的宁攀高速公路项目，相关技术团队通过研发升级业务系统和档案管理系统，全力推动系统间的接口贯通与深度整合。

据统计，在国家档案局组织开展的三批试点中，各试点项目围绕电子文件从生成、流转到归档的全流程开展了深入研究和实践。部分试点项目形成和归档的原生电子文件占比超过85%，基本实现了电子档案单套管理目标，成效超出预期。

“关键技术的应用起到了决定性作用。”一位参会代表在交流时介绍，“通过综合运用电子签章、数据封装、‘四性’检测等技术，我们在数据‘高速公路’上架起了‘立交桥’，有效保障了电子文件的‘四性’，使信息流转更加畅通。”

“如今，我们将相关业务系统功能整合到一个统一的项目管理平台中。依托该平台，可对各阶段产生的电子文件进行集中统一管理，数据挖掘和利用也更加便捷。”浙江萧磐高速公路档案工作负责人介绍道。

这一转变，意味着原本分散、隔离的数据流，已成功串联成统一、可溯、可查的“数据江河”。这不仅显著提升了项目管理的整体效率与协同能力，也为激活数字档案资源价值、提升项目管理效能、推进行业数字化转型提供了关键的数据支撑，是数字中国战略在项目档案领域落地的重要体现。

重构：从“事后补漏”到“事中管控”

这场变革远非简单的“纸转电”技术替代，其深层意义在于引发了一场深刻的业务流程再造。

传统的项目档案管理常常出现“事后补漏”现象：项目竣工后，各方人员集中突击，对海量纸质文件进行收集、整理、归档，效率低下且容易出错。如今，通过建立“随办随归、在线审核、即时利用”机制，项目档案管理要求被主动、精准地“嵌入”项目建设的每一个业务流程中。

“档案工作不再是在终点线‘收作业’，而是融入了奔跑的每一步。”广西贺巴高速公路项目档案负责人这样形象地比喻。通过将各类技术标准与规范内置到系统中，电子文件随业务工作开展实时生成，档案工作与项目管理的融合更加紧密。

一名基层项目档案工作者对此感受颇深：“以前项目临近竣工时，档案室就像‘货场’，堆满了一箱箱纸质档案。整理过程中为了补齐一份文件，往往要打无数个电话反复沟通确认，整个过程费时费力。”

“现在不同了。”她话锋一转，“所有流程在线完成，系统可自动校验归档要素是否齐全。这不仅极大减轻了一线人员和档案工作人员的负担，更从源头上保障了归档文件的完整性、准确性和系统性，实现了业务工作与档案工作同步推进。”

这种依托流程的刚性约束，实现了从事后补漏向事前预防、事中管控的根本转变，不仅显著缩短了项目管理周期，提高了文件流转效率与归档质量，也为项目质量监督、安全风险防控和长期运营维护奠定了坚实可信的“数据基石”，有力提升了项目管理的规范化与行业治理的现代化水平。

增效：绿色转型与成本革命的“双赢”

推进电子文件归档，同样是对国家“双碳”战略的积极响应与生动实践。通过从源头上大幅减少纸张使用以及文件印制、存储、物理运输等环节，试点工作实现了降本增效与节能降碳的“双赢”。

一些试点单位反映，据初步估算，仅试点项目本身就大大节约了纸张、设备、仓储和运输的成本。

中国长江三峡集团档案部门负责人在发言中透露了一笔“绿色经济账”：集团参与试点的白鹤滩水电站项目规模大、周期长、参与单位多，产生的文件数量惊人。通过试点工作，项目在纸张购置、设备耗材、库房投入、交通成本等方面，累计节约资金6000余万元。集团层面通过推广应用试点成果，很多项目的档案工作模式发生了根本变革，试点工作所带来的经济效益和生态效益进一步提升。

这充分证明，建设项目电子文件归档和电子档案管理不仅是技术发展的必然趋势，更是推动项目建设向绿色、节能、高效方式转变的重要抓手，为实现“双碳”目标贡献了档案力量。

引领：“工具箱”与“样板间”初步成型

经过“十四五”时期的深入实践，试点工作在“探索区”中成功描绘出一条清晰路径，在制度建设、技术突破、示范效应等方面取得了诸多实质性进展。

“以前大家各自为战，‘摸着石头过河’，现在终于有了可以共同参考的系统方案。”一名参会代表在阅读了试点工作阶段性成果《建设项目电子档案单套管理工作指南》后感慨道。在缺乏成熟经验的领域，各试点单位勇于先试先行，在实践中总结出一系列规章制度和管理细则，这些源自一线的“实战经验”，正逐步沉淀为行业标准化建设的坚实基础。

这些规章制度背后，是技术融合带来的深刻变革。可信认证技术构成了电子文件流转的信任基石，长期保存技术提供了电子档案持续利用的可靠守护，数据智能技术成为了档案资源转化为知识服务的核心支撑。有关试点项目验证了这些技术路线的可行性，在长期实践中形成了一套适应不同条件、满足不同需求的“工具箱”，为后续推广提供了灵活多样的技术方案。

更令人欣喜的是，两河口水电站、深中通道、白鹤滩水电站等国家级重大工程，通过试点工作形成了可复制、可推广的成熟模式和有效范式，它们不再是少数成功案例，而成为全行业可以借鉴参考的“样板间”。

“我们的试点成果在20多个省份的上百个试点项目中得到推广应用，取得了明显的经济和社会效益。”深中通道项目“十四五”试点工作总结中这样写道。

这些项目的成功实践，让“数字赋能”“绿色发展”从理念转化为行动，从愿景走向现实，有效激发了更多单位主动开展项目档案信息化工作的热情。试点工作凝聚的行业共识，正在转化为引领工程建设领域数字化转型的强大动力。

前瞻：面向“十五五”，从“立得住”到“走得远”

试点探索是“前哨战”，全面推广才是“大决战”。必须清醒地认识到，试点成果的巩固和后续推广仍面临诸多挑战，如长效运行机制有待健全、不同地区和行业发展不平衡、数据的深度应用能力亟待提升等。

对此，2025年试点工作年度总结会议指出，面向“十五五”，建设项目电子文件归档和电子档案管理工作的首要任务就是“固本强基”，通过构建长效运行机制，从技术的持续迭代、管理的动态优化、复合型人才的培养、安全防护体系的强化“四个维度”系统布局，解决“如何稳步向好”问题，推动项目档案信息化工作从“阶段性探索”转化为“常态化运行”。

在此基础上“扩面增效”，全面推广试点成果。其中，关键在于强化标准供给和示范引领，将试点中成熟的经验、做法尽快凝练为国家与行业标准。注重规划引领，推动各行业、各单位制定具体的推广蓝图和时间表；深化交流互鉴，搭建多层次的学习推广平台，最终完成试点成果从“点上开花”到“面上结果”的飞跃。

试点不是目的，通过试点总结推广经验做法，释放档案资源价值，促进企业或行业高质量发展才是终极追求。为此，要积极运用人工智能、数据挖掘等新兴信息技术，对海量档案资源进行深度挖掘和提炼；主动对接项目管理、运维、决策等领域的业务需求，扩展数据在多元化场景的有效应用；探索共享机制，打通流通壁垒，实现数据“活起来”“用得好”“流得动”，成为驱动企业精细管理和行业高质量发展的核心资产。

“参加这次试点总结会很有收获，看到这些项目取得的实际成效，我对建设项目档案信息化工作的未来发展很有信心。”一名参会代表如是说。

“十四五”时期建设项目试点工作的成功实践，已经证明了项目档案数字化转型的正确方向和巨大潜力。站在新的历史起点上，认真总结试点经验，将成熟做法制度化、成功经验机制化，持续扩大试点工作成效，这条从“纸山墨海”到“数据江河”的变革之路，必将越走越宽广，为以中国式现代化全面推进强国建设、民族复兴伟业贡献档案力量。

原载于《中国档案报》2026年1月12日  总第4390期  第一版