2009年7月1日，日本政府颁布了《日本公共文件和档案管理法》（以下简称《法案》），该《法案》于2011年4月实施，其中明确有关电子公文的管理内容。

    日本内阁办公室是负责制定文件管理政策的政府机构，他们于2010年和2011年分别开展了关于“电子文件管理”和“使用文件管理系统进行电子文件管理”方面的调查。通过这些调查，内阁办公室认为，要对业务运转和文件管理职能进行统筹，为员工提供一个与文件管理系统相链接的门户网站，通过建立一个将文档管理职能分散于运行系统和报批系统的文件管理系统，实现文件的集中管理。

    尔后，日本内部事务与联络部（MIC）开发了一个政府整合记录管理系统（IDMS），由MIC负责系统的运营和管理。IDMS是一个供各行政机构使用的分享型文档管理系统，是根据文件管理运作的服务和系统优化计划（2007年4月13日在政府机构首席信息官联席会议上制定，2011年9月14日修改）设计的。2013年3月，除国家政策局外，IDMS系统被日本所有政府机构采用。

    IDMS系统拥有对文件的整个生命周期进行管理的职能，从行政文件的起草，直至将文件销毁或移交至日本国立公文书馆（NAJ）。另外，系统还有将电子公共文件平稳移交NAJ的功能。通过系统可以起草或对行政文件进行保护和管理，实现电子公共文件的保护职能和电子审批职能。

    另外，根据《法案》规定，依照文件保管期限表到期的行政文件必须移交NAJ或者销毁。文件的保管期限需在行政文件起草之时确定并注明保管期限满时应采取的措施。IDMS系统拥有采取这些措施并向内阁办公室汇报的功能。

    NAJ收到的电子公文由日本电子文件档案馆（ERAJ）接收，ERAJ是由NAJ设计并运行的，用于移交、保护和利用电子公共文件和电子档案。ERAJ和IDMS共享向NAJ移交电子公文的功能。

    2003年，内阁办公室和NAJ共同开展了一项工作，旨在保护和利用电子公文。根据电子公文和档案的移交、保护、利用等相关规定，NAJ开发了ERAJ，旨在从政府各部委和机构接收和保护电子公文，并提供利用。2011年4月，ERAJ开始接收电子公文，自2012年3月底，该系统开始提供电子公文的利用。

    根据相关政策规定，电子公文的移交、保护和利用依照下述方法进行。

    移交。尽可能多地提供组成电子公文的电子文档信息等；移交的文件已去除密码和其他安全设置。

    保护。原则上，将接收到的电子公共文件转换成“长期保护格式”，并将其保存在ERAJ中；如果无法将文件转存到长期保存格式，则使用文件接收时的格式对文件进行保存；应随时关注社会环境和信息技术的变革，及时对文件采取恰当的保护措施。

    利用。对ERAJ里存储的电子公文制作复制件，通过数字档案馆提供一般性利用。如果电子公文中含有任何利用限制的信息，在提供一般性利用前从复制件中删除受限信息。

    根据相关政策，电子公文的长期保护格式是PDF/A-1（ISO19005-1），影像档案的长期保护格式是JPEG2000（ISO/IEC15444-1）。含有声音或录像的电子档案的长期保护格式尚未确定。

    虽然政策规定，将ERAJ保存的电子公文制作备份并通过数字档案馆提供利用，但出于安全考虑，NAJ将ERAJ与因特网和办公内网隔离。在去除受限信息后，NAJ将以长期保护格式保管的文件制作成复制件，并传至数字档案馆，提供网上的公开利用。

    2008年11月4日，公共文件管理专家组发布了一篇题为《随时间发展官方文件的长期理想管理方式——以国家项目方式解决问题》的报告，其中指出，尽管现实中许多公文是以电子形式生成的，但主要还是以纸质方式保存的。因此，许多移交至NAJ的电子公文都是打印到纸张上的。然而，2013年6月14日日本内阁发出了一份IT国家诞生宣言，旨在推动国家和地方政府行政信息系统改革，鼓励政府部门向无纸化办公转变，提高电子报批率等。宣言发展计划中明确要求，至2015年，电子审批率将上升至60%。此举的目的是将原生的电子档案以电子形式保存，并在不久的将来，文件的保存格式也将向电子形式转移。

    为了文件的长期保护，人们已经注意到要将文件的格式进行转存。幸运的是，从IDMS系统移交进馆的电子文件都进行得很顺利。通过因特网，ERAJ中被转换成长期保存格式的电子档案被提供给利用者。然而，当存储在DVD上的录像被移交至NAJ时，这些DVD只能以原有形式进行保存，因为录像档案的长期保存格式尚未开发出来。未来可能会有未知格式的录像档案和其他电子文件转移至NAJ，关于这些文件长期保护问题的研究工作将随之予以展开。

  （原载于《中国档案报》2015年6月18日 总第2774期 第三版   作者：日本国立公文书馆 风间吉之  李文栋 编译）