武档〔2015〕2号

 

 

　　为全面推进法治武汉建设，贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》及监察部、人社部、国家档案局发布的《档案管理违法违纪行为处分规定》，增强全社会档案法律意识，提高依法管档水平，确保档案实体和信息安全，根据《市档案局关于开展2014年度档案执法年检工作的通知》（武档〔2014〕9号）安排，我局于2014年9月至11月对全市开展了档案执法年检,大部分单位能够加强档案工作规范化建设，但也存在一些个别化、苗头性，甚至普遍性问题。经研究决定，现将年检情况通报如下：

    一、基本情况

　　本次档案执法年检以《关于进一步规范档案行政执法检查工作的通知》考核表评分细则为依据，市档案局行政执法员和抽调市、区档案部门行政监督员和执法员组成执法检查组，对市直24家单位、区直39家单位进行执法检查。对63家单位档案工作的组织管理建设、业务基础建设、信息安全和设施设备配置等情况进行了全面认真的检查，下发《档案行政执法检查通知书》63份和《档案行政执法检查结果通知书》63份。从年检情况来看，绝大多数单位档案工作环境不断改善，业务工作不断规范，信息化水平进一步提高，档案管理力度进一步加大，各门类档案和特殊载体档案实现了集中统一管理。档案工作逐步成为各单位一项日常基础性工作，为各单位中心工作开展发挥了积极作用。

    二、行政执法中存在的问题

    虽然全市档案工作已经步入规范化、制度化轨道，但通过这次档案执法年检，发现部分单位仍存在一些问题，主要表现为以下几个方面:一是档案行政执法工作能力和水平与依法治档要求还有差距，执法人员法律意识不强、程序不清、措施不硬等情况依然存在；二是少数单位对档案工作仍不够重视，对一些实际问题置若罔闻，档案法规学习宣传落实不到位，全员档案法律意识亟待提高；三是有的单位没有依法进行档案登记，新到岗档案人员没有依法进行培训上岗；四是档案管理不平衡，大多只整理归档文书档案，其它门类档案尤其是“三重一大”档案收集不齐全，未完全实行集中统一管理，档案基础业务重表面轻内涵，保管条件有待改善；五是普遍存在声像材料、电子文件收集归档不齐全，档案统计数据缺乏准确性和连续性，在档案数据库建设、档案开发利用、编研工作水平等方面也存在一些不足，影响档案信息服务功能发挥；六是部分单位档案库房安全保管条件不符合“八防”要求，“三室”未分开，档案库房和工作人员在一起；七是有的单位档案信息化建设没有与单位信息化工作同步，虽普遍有计算机辅助管理，但没有向文档一体化管理努力，档案数字化加工存在信息安全隐患，相关中介服务机构无备案。

　　三、改进意见 

　　各单位要在巩固已有成绩的同时，针对工作中的薄弱环节，下大力气抓好以下几项工作：

　　一要创新方式，扩大宣传。以落实档案“六五”普法规划和开展“12.4”国家宣传日、“6.9”国际档案日等活动为契机，采取各种形式进行宣传教育，不断提高各单位全员档案意识，特别是各单位领导和档案专兼职人员的档案法制观念。

　　二要继续做好档案集中统一管理。在抓好文书档案工作的同时，重点抓好“三重一大”、声像档案、专业档案的收集整理，实现真正完全集中统一管理。

　　三要进一步规范和加强档案业务建设。各单位要切实贯彻执行国家档案局第8号令、第10号令和有关规范标准，专兼职档案人员要积极参加各类档案业务培训，进一步提高档案管理业务水平。

　　四要切实加强档案安全管理。各单位要不断改善硬件设施及档案存放环境，确保档案实体及信息安全，防止失泄密等问题发生。还要特别注意档案管理人员变动后档案材料的清点移交工作，严防归档文件丢失、损毁。

　　五要进一步加大档案信息化建设力度。档案信息化建设要与本单位信息化工作一体同步推进。要严格落实存量档案数字化和新增档案电子化要求，努力实现文档一体化管理，逐步实现数字化档案室。

　　六要创新档案服务机制，深化档案信息资源开发利用。各单位要真正树立档案利用导向，更新档案服务手段，加强档案编研和综合开发，为党委、政府和社会提供更为优质、高效的档案信息服务。

 

 

 

        

        武汉市档案局办公室   

2015年1月6日